Товарные накладные при доставке из интернет-магазина

05.08.2020

Онлайн-магазины, как и предприятия, работающие «по старинке», подчиняются общим правилам оформления первичных бухгалтерских документов. При отгрузке товаров с курьерской доставкой они обязаны оформлять товарные накладные. Однако покупателями товаров при онлайн-торговле выступают физические лица, а не предприятия или ИП. У продавцов нередко возникают вопросы: какое количество накладных нужно выписывать, кого именовать грузополучателем, должен ли конечный потребитель расписаться в накладной о приёмке товара и получить на руки свой экземпляр. Ниже разберёмся с тремя возможными ситуациями доставки и пропишем алгоритм для каждого из них.

Пешая доставка

Если доставку выполняет штатный курьер интернет-магазина, не обеспеченный персональным самоходным транспортом, сопроводительным документом становится товарная накладная (форма ТН-2). Курьер может идти к покупателям пешком или ехать на общественном транспорте. В эту же категорию относиться доставка до отделения связи, если там сдача товара будет оформляться от имени курьера.

Число адресов, которые должен посетить курьер, особого значения не имеют. Все товары сдаются ему общим списком. Естественно, в перечне должны быть сделаны пометки, какому потребителю какой товар отдать. Если номенклатура широка, на каждый адрес лучше выписать отдельную товарную накладную, но каждый документ будет в единственном экземпляре. Грузополучателем обозначается интернет-магазин, формально вы отпускаете товар самому себе, ведь это розничная продажа.

Покупатели должны расписаться в получении товара в экземпляре курьера. Это делается для того, чтобы исключить обвинение курьера в мошенничестве. Отдавать покупателю какие бы то ни было документы, кроме кассового чека, курьер не обязан.  

Рис. 1, пример и описание ТН-2.

Автомобильная доставка

Если товар развозится автомобильным транспортом, оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН-1). В ней обязательно указывается регистрационный знак транспортного средства, выполняющего доставку. Курьер при этом может, быть одновременно и водителем, либо выполнять лишь экспедиторские функции.

Важный момент. При доставке собственным транспортом товары могут быть также внесены в накладную общим списком, но лишь в том случае, если все адреса находятся в пределах одного населенного пункта. Если доставщик посещает несколько городов или сёл, на каждый географический объект выписывается отдельная ТТН. По-прежнему никто не запрещает разбивать накладные по адресам, каждому покупателю – отдельный документ. ТТН оформляется в единственном экземпляре. Грузополучателем обозначается интернет-магазин, то есть ваша собственная компания.  

 

Рис. 2 пример ТТН при доставке собственным транспортом.

Доставка сторонней организацией

Возможен вариант, при котором у интернет-магазина нет ни собственных курьеров, ни собственного транспорта, и он привлекает аутсорсинговую курьерскую службу. В этом случае вид отгрузочного документа определяется формой доставки. Если привлеченный курьер ходит по городу пешком или ездит на трамвае, выписывается ТН-2. Если ездит на автомобиле (мотоцикле, скутере, моторной лодке), оформляется ТТН-1. Любопытный случай – доставка на велосипеде или ином виде транспорта, не подлежащем обязательной регистрации. Она приравнивается к пешей – курьер получает на руки ТН-2.

Отличие от доставки собственным курьером в том, что при аутсорсинге в графе грузополучатель указывает не ваша фирма, а компания или ИП, которые выполняют доставку. На то время, пока ТМЦ находятся на руках или в автомобиле курьера, его организация отвечает за целостность и безопасность товара.

Рис. 3 пример ТТН при доставке сторонней организацией.   

Вне зависимости от того, использует магазин своего или привлеченного гонца, последний обязан после посещения всех адресов отчитаться о проделанной работе и сдать накладную и товар, который по каким-то причинам не дошёл до покупателя.

Ввод номенклатуры со сканером

Программно-аппаратный модуль «Первичка» позволяет значительно ускорить процесс занесения номенклатуры в программу бухгалтерского и складского учета. Модуль адаптирован для Беларуси и позволяет автоматически распознавать состав товарных и товарно-транспортных накладных.  Вместо того, чтобы утомительно заводить десятки позиций с количеством и ценами, просто загрузите графический файл со сканом ТТН-1 или ТН-2 в систему, и программа моментально считает всю информацию и выполнит проводку.  

Говоря о достоинствах модуля, главный бухгалтер интернет-магазина Алёна Д отметила, что программа в считанные минуты приходует товар и даже создает на основании сканированных накладных карточки ТМЦ, которых ещё нет в номенклатуре. Модуль работает в распределённых базах данных и не является частью программы 1С, играя роль внешнего сервисного приложения.